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自上而下,宏微相济——企业机关部室定编新思路

作者: 孙军辉

来源: 深圳市力鼎管理顾问有限公司

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随着管理精细化的要求不断提升,各企业对机关部室的人员素质和人员编制诉求不断增加。通常情况下,“会哭的孩子有奶吃”,有的部门负责人经常到高层领导那里提出诉求,就会有增编倾向;有的部门人力吃紧,默不作声,顶着压力干,却不会得到增编照顾。机关部室定编一直是个大难题,缺乏科学、有效、可以量化的核定方法,人力资源部在定编的过程中也是左右为难、上下受气。

一、目前定编研究

目前人力资源部门针对机关部室定编主要有以下方法:

(一)依责定编。依责定编是一种自下而上的定编方法。主要做法是将各部门职责梳理成几个大的模块,根据各模块最低配置要求确定整个部门的总编制。依责定编基于部门职责定编,定编结果反映部门真实编制需要。但是,需要人力资源部深入了解各部门业务,不然就会被业务部门牵着走,夸大事实,造成编制爆棚。

(二)工作写实定编。工作写实定编是一个基础性的定编方法,通过记录员工每日/每周等单位时间的工作量和产出测算编制。工作写实定编主要运用于工作内容流程化、标准化、颗粒化的岗位定编。由于机关部室员工工作内容的非流程化、标准化,纯粹的工作写实定编会走向形式化。同时,工作写实定编需要有标准的量化记录方法,仅仅内容性记录,写实数据很难起到作用。

(三)观察法。观察法是一种简单粗暴的定编方法。通过观察部门的加班情况,判断部门是否编制紧张。观察法通常是查看一段时期的员工打卡记录、工位现场观察等,一定程度上比较客观,但是也会有很多漏洞,通过观察法定编,很难使部门信服。

二、定编新思路

力鼎顾问根据多年的定编研究经验, 在传统定编的基础上,研究了一套从宏观到微观,自上而下的定编方法,定编结果更具说服力。

(一)机关部室定编,不是只定机关各部门的编制

机关各部门编制不是单独存在的,它需要考虑单位的整体业务开展情况、单位的整体编制以及机关部室的总编制。因此,测算机关部室总编制应从宏观着手,基于单位关键业务指标测算总编制,再结合机关部室对总编制的支撑情况测算机关部室总编制,最后测算机关各部门编制。

自上而下测算的过程中,首要的工作是要找准对标企业,对标企业需要与本单位管理模式、业务规模、人员规模等指标相近。

(二)总编制测算,找准关键业务指标

确定企业关键业务指标,建立人均关键业务指标与编制关系,通过行业效能对标和自我效能提升相结合,进行总编制匡算。一般情况下,指标的确定与企业的主营业务相关。例如,银行业一般用存款、贷款指标,销售企业需要有销售额度、销售量,管道企业应该有管道的长度等。

(三)机关部室总编制测算

机关部室员工是为企业全体员工提供管理与服务支撑的,因此机关部室总编制可以用支撑比来确定。具体支撑比可以根据对标确定,一般会选择对标群体的50分位值或者平均值。如果根据对标,企业机关部室总编制太多或者太少,选择50分位值或者平均值,会使机关部室总编制波动太大,则可以采取平滑的方式逐步过渡。比如目前机关部室总编制占企业总编制在对标企业中仅占10分位值,就不宜直接选定50分位值,可以选定20分位值,逐步增加人数。

机关部室总编制起到总量指引的作用,最终各部室测算出的编制和,不应明显大于或小于机关部室总编制。

(四)机关各部门编制测算

机关各部门编制测算主要采用三维定编的方式测算。三维主要是外部对标、管理执行、服务支撑三个维度,通过每个维度都可以得出一个量化数据,然后赋予三个量化数据不同的权重,得到机关各部室编制。

三维定编的主要优点:一是将机关各部室编制通过量化的方式进行测算,改变了传统的拍脑袋定编。二是可信度强,不仅是外部对标测算编制,还加入了企业领导层评价定编,以及服务支撑对象评价定编。

(五)其他方法微观调整

三维定编采用量化的方式得到机关各部室的编制,合理性较强。但是考虑编制的落地性,就需要加入企业战略分析、部门人员机构分析、工作职责分析、加班观察分析等微观因素,对个别部门三维定编结果进行微调。例如我们测算某企业信息科技部编制是15人,但是根据企业战略导向以及上级主管部门要求,年末该部门人数要达到20人,则可以结合战略,通过微观调节的方式核定信息科技部编制20人。

三、定编是“瘦身健体”的第一步。

企业要取得高效发展,就需要“瘦身健体”,先瘦身,后健体;先止血,后活血。合理定编,减少冗员是“瘦身健体”的第一步。当然定编结果仅仅是一个数字,企业机关部室完成定编后,建议立即开展以下工作:

(一)岗位价值评价。很多企业机关部室员工之间薪酬没有差距,导致机关部室形成“挑轻活,避重责”的现象,久而久之会形成机关效率低下,人员再度冗余。合理区分岗位价值差异,形成以岗定薪,按绩取酬的价值导向,引导员工向高价值岗位努力,形成机关部室常态化的高效运作机制。

(二)开展岗位双向选择。部门定编定岗以及岗位价值确定后,机关部室根据确定的编制和岗位价值开展双向选择。一方面有利于提升机关部室人员素质,另一方面有利于化解矛盾,促进改革落地。


自上而下,宏微相济——企业机关部室定编新思路
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